MØTEREFERAT
fra
styremøte nr 2/2024
Tid: Mandag 5.februar 2024 kl 1700 – 1850.
Sted: Sjømandsforeningens lokaler.
Deltakere: Formann Skipsfører Lars Vidar Moen
N/forman Stuert Tore Kjell Sparsaas
Sekretær Skipsfører Kjell Andersen
Styremedlem Skipselektr Ole Chr Kjenes
Styremedlem Skipselektr Leif Pedersen
1.Varamedlem Skipsfører Peter Anker
2.Varamedlem Sikkerhetsleder Morten Bogenes
I tillegg møtte: Kasserer/økonomiansvarlig John Stiansen
Forfall: Styremedlem Maskinsjef Svein Nilsen
Saksliste:
Sak 1 : 1: Godkjenning referat / signering av møte 01.2024
Referater fra styremøte nr. 01/ 2024 ble godkjent og undertegnet.
Sak 2 : Husleien fra Havnebussen AS.
Er husleien for februar betalt.
Husleien er betalt.
Regnskap ved avslutning 2023 .
Avslutning regnskap 2023. Regnskapet er i henhold til budsjett.
Resultat Torskeaften januar 2024
Torskeaften januar bidro med et fint overskudd til drift av foreningen.
Budsjett 2024:
Ferdigstille mest mulig budsjett 2024.
Gjennomgått og ferdig.
Bysse/forbruksmateriell. Alle elementer på plass.
Huset/forbruksmateriell. Alle elementer på plass.
Teknisk/servicer: Alle elementer på plass.
Strømforbruk – snitt 2024.
Strømutgifter estimeres til kr. 100.000,-
Tanker rundt innmelding i momsregister-kriterier-regelverk. Ref er gitt møter med statsautorisert revisor Bratlid og regnskapsfirma Magne Landbø.
Sparsaas informerte. Avventer info fra Landbø. Styret bifaller innmelding i momsregister. Moms vil ikke innregnes i ASF interne arrangementer, kun eksterne arrangementer som A uka, Gard osv.
Sak 2 holdes åpen.
Sak 3: Kontingent 2023 –
6 medlemmer ble strøket 1/1-24 pga manglende kontingentinnbetaling i 2023.
Sak 4: Utmeldte medlemmer siden siste styremøte. Ingen.
Nye A medlemmer. Ingen.
Nye B medlemmer. 1.
Nytt B medlem. Rune Jensen.
Han vil bli tilskrevet om dette.
Sak 5 Arendals-uka 2024:
Ref gen sekr Knut Hamre i Norges Forsvarsforening så ønsker de å leie Huset tilsvarende i 2023. Samme gjør Stærk & Co.
Har mottatt foreløpig budsjett fra Norges Forsvarsforening som inkl våre påplussinger ref KPI utgang 2023.
‘ 1 febr. LVM i møte hos A-uka admin ref retningslinjer – søppel og parkering –påmelding stand 12/2.
Sak holdes åpen
Sak 6 : a) Tilbud fra medlem Kai Berthelsen ref lokalt brygget øl med ASF logo. Pris 5000 kr – ca 11 kasser tappet på o,33 ltr flasker.
Styret bifaller tilbud.
Logo til flaskene er klare. Etiketter settes på torsdag 8/2-24.
Prøvesmaking i mars.
Sak 6 holdes åpen.
Sak 7: Søppelproblemer Tyholmen.
Saken har nr 20/14557.
Sak 7 holdes åpen som << cold case>>
Sak 8 : Ny jubileumsbok (ASF 175 år) 2024:
Bokkomite etablert: JT Knutsen, Aksel Ongre, Ola Morken (Jan Ole Dalene overtok ansvar for bilder ) Ongere har avsluttet pgs sykdom.
Beregne omtrentlig kostnader – etablere egen konto for ny bok. OK.
Sette av årlige midler på ASF – budsjett. OK
Ref annonser: Henviser til Vigerstøl/ansvar.
Boka er i rute ref Vigerstøl pr januar.
Vi må budsjettere 30-50000 kr i 2024.
Presentasjon av boka om ikke så lenge.
Sak holdes åpen.
Sak 9: Jobber i 2024:
Jobber som knyttes til 2024 budsjett inkl servicer.
Se sak 2 – budsjett 2024.
Sak 10 : Parkeringsplass – omregulering Tyholmen.
LVM har skrevet brev til kommunen for å få fjernet m./sykkel parkering på utsiden. ASF avventer svar fra kommunen .
Møte 16 mars i regi kommunen. LVM viser til brev av 1/3. Plan for byrommet Jaktekaia/Tyholmen er på gang, avklaring i september 2023.
Ny befaring 23 august 2023. Har sendt ny hendvendelse til utvalgsleder Milly Grundesen (SP) Milly er nå erstattet av Ingjerd Livolden.
TKS/LVM deltok på møte 1/11 hos kommunen.
En avklaring er langt unna, men kommunen har har i alle fall innskrevet våre ønsker i møtereferatet.
Se møtereferat fra kommunen datert 1 nov.
Sak 10 holdes åpen.
Sak 11: Thorhild Larsen ønsker å slutte fra 1 juli 2024, men hun kan muligens utføre koking Torskaftener ut 2024.
Styret må forholde seg til følgende:
1. Ansette ny kokk med ansvar for alt øvrig ifm festarrangementer.
2. Ansette kokk med kun ansvar for koking.
3. Ansette en person med ansvar for renhold- dekking – fredagskaffe/8glass + øvrig ihht som har vært utført av Thorhild.
Forslag fra styret nå – status:
Ingen avklaring, saken holdes åpen.
T. Larsen blir i jobben til over A-uka.
Sak 11 holdes åpen.
Sak 12: Navn på plassen foran Statsforvalterens nye hus.
LVM har sendt epost til Vanja Grut i komite for samfunnsutvikling, og hun har kvittert for vårt forslag til navn.
11/10-23 Sølvi Christensen i kommune adm har overtatt ansvar for dette. Hun kommer med en <
Sak holdes åpen som <
Sak 13: Verdisikringsplan – revisjon 2024.
Dagfinn Sevik i gang med en revidert plan for Verdisikring-se epost av 2/2. Møte med ØABV tirsdag 6 februar kl. 1215.
Sak 14: Turer 2024:
Planlegger tur til Stockholm juni 2024 i regi Aasbø Travel.
Påmelding i januar med ref TKS.
Fulltegnet.
Sak 14 holdes åpen.
Sak 15: 2. Planer for vårt 175 årsjubileum i 2024.
Jubileumsfest planlegges til 26/4-24
a. Formann skaffer en festtaler. På plass. Alf M Tandberg.
Andre talere: Velkommentale ved bordet av LVM.
inkl presentasjon gjester.
Korte taler 2-3 min fra gjestende formenn.
Takk for maten ved JEPE.
b. Invitasjon gjester – hvem? Se epost av 10/9. Max 8 gjester.
Formenn Kristiansand, Lillesand, Grimstad og Risør Sjømannsforening + festtaler og 1 par stk til.
Foreta invitasjoner i februar.
c. ASF må budsjettere for sin jubileumsfest. TKS har satt opp en foreløpig kalkyle som gir et underskudd. TKS informerte om hva som er planlagt. Sum kr 30000 kr for å dekke inn underskudd ifm jubileumsfest. Budsjetteres i 2024.
d. Meny. TKS har laget en foreløpig meny.
e. Underholdning før taffel ?? eller mingling? Styret går for mingling.
f. Trenger vi en programkomite? Styret er komiteen.’
g. Utarbeide oppsett til Toastmaster. LVM/TKS/PA.
h. Antall det dekkes til som inkluderer gjester ca 100 gjester i utgangspunkt.
i. Låne bord og skaffetøy fra Losjen.
Sak holdes åpen.
Sak 16: GF 2024:
Regnskap 2023 klargjøres for GF.
Klargjøre budsjett 2024:
Definere jobber knyttet til budsjett 2024:
Klargjøre Årsberetning:
Forslag fra valgkomite:
Forslag ny styresammensetning HVCH som legges til sakslisten GF:
Annonse i Agderposten for GF 14/2-24.
Ordstyrer under GF. T.Kjell Sparsaas.
Øvrige gjøremål med ref GF: Alt på minnepenn.
Sak 17: Oppbevare protokoller fra GF i hard kopi og digitalt må sikres. Likeledes må protokoll som utsendes være signert. Sekretær Kjell A følger opp på vegne av styret. Alle protokoller er nå funnet.
Sak 18: På tampen: Intet
Neste styremøte 26/2-24 kl. 1700 .
Møtet ble hevet kl. 1850.
Lars Vidar Moen. Kjell Andersen
Formann Sekretær